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Einfache Tipps, um Druckkosten zu senken

Viele Unternehmen versuchen bei Toner, Papier oder Druckgeräten Kosten einzusparen. Zu Recht, aber noch lohnender sind Antworten auf Fragen wie: Welche Ausdrucke sind überflüssig? Kann man die Abläufe optimieren? Was kann ausgelagert werden?

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Er ist beliebt bei Azubi, Sekretärin und Geschäftsleitung und zählt zu den häufigsten Tastaturbefehlen überhaupt: der Druckbefehl. Gerade das macht ihn so gefährlich: Druckausgaben sind ein zentraler Kostentreiber in Firmen. Es wird zu viel, zu häufig und zu unkoordiniert ausgedruckt. Laut aktuellen Erhebungen machen Druckkosten bis zu 10 Prozent der gesamten IT-Kosten aus.

… vor dem Kauf

Druckerauslastung optimieren: Lassen Sie vor dem Kauf eine Druckkostenanalyse machen. So können Sie sehen, welche Geräte nicht ausgelastet sind und wie man Ausgabegeräte sinnvoll gruppieren kann, zum Beispiel durch Anschaffung eines Multifunktionsgeräts statt der Einzelkomponenten Scanner, Drucker, Kopierer und Fax.

Papier mit geringer Saugkraft nutzen: Benutzen Sie für Ihre Drucker keine minderwertigen Papiersorten! Diese besitzen meist eine raue Oberfläche. Das Schriftbild wirkt trotz höherem Toner- und Tintenverbrauch schnell unsauber, auch häufen sich Papierstaus. Achten Sie beim Papiereinkauf auf die Kennzeichnung, ob das Papier für Tintenstrahl- oder Tonerdruck freigegeben ist. Wir beraten Sie hierzu gerne.

… vor dem Druck

Treiber doppelt installieren: Einmal als Standarddrucker mit sparsamen Einstellungen (oft benannt „EcoPrint“ oder „Sparmodus“) oder per Voreinstellung mit doppelseitigem Schwarzweißdruck in mittlerer Auflösung, ein zweites Mal als zusätzlichen Drucker mit den höchstmöglichen Qualitätseinstellungen. So können Sie schnell sparsam drucken, ohne jedes Mal lästige Einstellungen vornehmen zu müssen. Tipp: Damit die Einstellungen als Standard gespeichert werden, nehmen Sie die Änderungen in der Systemsteuerung unter „Hardware und Sound\Geräte und Drucker“ vor.

Druckauflösung reduzieren: Papierausdrucke sind zum Lesen augenschonender als Bildschirmansichten. Aber: Lassen Sie sich vor dem Druck die Druckvorschau anzeigen. Hier können Sie unnötige Hintergründe und Bilder vom Druck ausschließen. Nicht immer müssen die Seiten in bester Qualität gedruckt werden. Meist reicht eine geringere Druckauflösung vollkommen (siehe oben).

Druckbereiche definieren: Wählen Sie genau aus, was Sie drucken! Markieren Sie dafür den gewünschten Textbereich und wählen im Druckfenster die Option „Markierung drucken“.

Druckseiten auswählen: Drucken Sie nicht sämtliche Seiten eines Dokuments, sondern nur die erforderlichen. Blättern Sie in der Druckvorschau durch das Dokument und geben Sie die gewünschten Seitenzahlen an.

Duplexdruck / 2 in 1-Druck: Drucken Sie Dokumente doppelseitg aus! Oder wählen Sie bei Schriftgrößen über 10 Punkt die Option „2 Seiten auf 1 kombinieren“, dann werden die Seiten auf 50 % verkleinert, der Text lässt sich immer noch gut lesen.